Οι υπάλληλοι γραφείου συχνά πρέπει να στέλνουν επιστολές με φαξ. Οι θήκες μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικές, αλλά τι να κάνετε αν αντιμετωπίζετε ένα τέτοιο πρόβλημα για πρώτη φορά και δεν έχετε απολύτως ιδέα πώς να στείλετε ένα γράμμα σε ένα φαξ.
Οδηγίες
Βήμα 1
Συνθέστε το γράμμα σας στο MS Word, χρησιμοποιώντας το πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο MS Publisher για να προσθέσετε ένα λογότυπο εταιρείας. Χρησιμοποιήστε το MS EXEL εάν θέλετε να συνθέσετε και να στείλετε φαξ σε υπολογιστικά φύλλα. Εάν θα στείλετε φωτογραφίες, πρέπει να έχουν την επέκταση.jpgG.
Βήμα 2
Λάβετε υπόψη ότι το μέγεθος ενός τυπικού γράμματος που μπορεί να αποσταλεί με φαξ είναι μια σελίδα Α4. Η απαιτούμενη γραμματοσειρά για γραφή έχει μέγεθος τουλάχιστον 10 πόντων. Για αυτόν τον λόγο, είναι καλύτερο να διατηρείτε όλες τις σκέψεις σας σε ένα φύλλο, ώστε να μην χρειάζεται να στέλνετε πληροφορίες σε πολλές σελίδες.
Βήμα 3
Αναφέρετε όλες τις πληροφορίες με σαφήνεια και συνοπτικό τρόπο. Στην επιστολή που θα στείλετε στο φαξ, γράψτε μόνο ό, τι θα είναι χρήσιμο και ενδιαφέρον για τον παραλήπτη σας. Εάν, για παράδειγμα, σας έχει σταλεί ένα συγκεκριμένο αίτημα, απαντήστε ακριβώς σε αυτό, χωρίς παρέκκλιση από το θέμα κ.λπ.
Βήμα 4
Μην εισάγετε μικρές εικόνες ή σχέδια σε γράμματα, μπορεί να είναι θολά και, ως αποτέλεσμα, ο παραλήπτης θα λάβει μόνο αρνητική γνώμη για εσάς ή την εταιρεία σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου / φαξ ή άλλα στοιχεία επικοινωνίας στο τέλος του μηνύματος.
Βήμα 5
Εκτυπώστε το γράμμα σας. Εξετάστε το έγγραφο για ποιότητα εκτύπωσης, θα πρέπει να είναι καλό, όλα τα γράμματα πρέπει να είναι καθαρά και να μην είναι θολά, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να συντάξει το κείμενο. Εάν εντοπίσετε τυχόν ελλείψεις, διορθώστε τις και εκτυπώστε ξανά το γράμμα.
Βήμα 6
Ανοίξτε το δίσκο τροφοδοσίας εγγράφων στο φαξ. Βρίσκεται συνήθως στο πίσω μέρος του μηχανήματος. Εισαγάγετε το γράμμα σας στραμμένο προς τα κάτω. Εάν έχετε πολλά φύλλα, ελέγξτε εάν η συσκευή φαξ σας υποστηρίζει μαζική αποστολή, εάν όχι, θα πρέπει να εισαγάγετε κάθε φύλλο ξεχωριστά.
Βήμα 7
Περιμένετε για το μπιπ, το μηχάνημα πρέπει να πάρει το χαρτί. Καλέστε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη σας. Περιμένετε μια απάντηση στο άλλο άκρο του καλωδίου.
Βήμα 8
Γνωρίστε τον εαυτό σας και υποδείξτε ότι θέλετε να στείλετε το φαξ. Πατήστε το κουμπί "Έναρξη" μαζί με τον παραλήπτη (Συνήθως λένε: "Έναρξη"). Το φαξ θα σταλεί εάν ολοκληρωθούν όλα τα βήματα. Μην αντικαθιστάτε το σωλήνα έως ότου το χαρτί περάσει από τη μηχανή.
Βήμα 9
Κάντε κλικ στο κουμπί "Επικοινωνία" και καθορίστε αν το γράμμα σας έχει σταλεί στον παραλήπτη (εάν το φαξ έχει περάσει). Εάν η ποιότητα της οθόνης είναι κακή, δοκιμάστε ξανά όλα τα βήματα.
