Ο σύγχρονος άνθρωπος αναγκάζεται να έχει email. Χωρίς αυτό, είναι αδύνατο να εγγραφείτε σε διάφορα έργα στο Διαδίκτυο, να δημιουργήσετε λογαριασμούς σε κοινωνικά δίκτυα και να ζήσετε μια πλήρη επιχειρηματική ζωή. Όταν υπάρχει μεγάλη ροή πληροφοριών, πρέπει να υπάρχουν κανόνες για τη διατήρηση της τάξης.
Έχετε προσπαθήσει ποτέ να μετράτε πόσα email φτάνουν στα εισερχόμενά σας κάθε μέρα; Μερικές φορές ο αριθμός τους είναι πάνω από εκατό, και αυτό δεν είναι το όριο. Είναι αρκετά προφανές γιατί είναι δύσκολο να βρεθούν πραγματικά σημαντικά γράμματα σε μια τέτοια ροή πληροφοριών. Πώς μπορείτε να τακτοποιήσετε τα πράγματα στο ταχυδρομείο σας και να αποφύγετε την επανάληψη αυτού του χάους στο μέλλον;
Η ρίζα του προβλήματος
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα κλασικό κανάλι επικοινωνίας μέσω του οποίου οι πληροφορίες συνεχίζουν να ανταλλάσσονται σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον. Λαμβάνουμε ειδοποιήσεις, τεκμηρίωση έργου, τιμολόγια πληρωμής, επαφές μελλοντικών επιχειρηματικών συνεργατών κ.λπ. στο e-mail μας. Το χάος στο e-mail δημιουργεί ένα χάος στο μυαλό: δεν μπορείτε να συλλέξετε τις σκέψεις σας, να θυμάστε σημαντικά δεδομένα, είναι εύκολο να ξεχάσετε κάτι, είναι δύσκολο να βρείτε κάτι …
Εξ ου και η έλλειψη χρόνου και απλής ευερεθιστότητας. Γιατί λοιπόν να μην τακτοποιήσετε το email σας μία φορά και μετά να το διατηρήσετε συνεχώς;! Πιστέψτε με, είναι χαρά μου να δουλεύω με τέτοια αλληλογραφία!
Βάζοντας τα πράγματα σε τάξη
Συνηθίστε να ταξινομείτε την εισερχόμενη αλληλογραφία σε κατηγορίες: εργασία, προσωπική, ψυχαγωγική, ενδιαφέρουσα κ.λπ. Μπορείτε ακόμη και να αρχίσετε να ταξινομείτε γράμματα με το επώνυμο, εάν το χρειάζεστε πραγματικά. Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές ετικέτες της υπηρεσίας σας: επισημάνετε γράμματα ως σημαντικά, τοποθετήστε τα με αστερίσκους και άλλα διακριτικά σημάδια. Μην αφήνετε περιττά μηνύματα στον γενικό κατάλογο - επισημάνετε αμέσως ως "ανεπιθύμητα". Επίσης, δεν είναι κακό να διαγραφείτε από περιττές αλληλογραφίες.
Μάθετε να εργάζεστε με ομάδες γραμμάτων. Απλώς επισημάνετε έναν ορισμένο αριθμό ληφθέντων γραμμάτων με παρόμοια χαρακτηριστικά και στείλτε τα σε έναν ξεχωριστό κατάλογο, διαγράψτε τα ή σημειώστε τα. Αυτό βοηθά στην αποτελεσματική επίλυση του προβλήματος της σύγχυσης σε μια μεγάλη ροή εισερχόμενων email.
Όταν λαμβάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν θα μπορείτε να απαντήσετε αμέσως, επισημάνετε τα με την πλουσιότερη τυπική ετικέτα: την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε την αλληλογραφία, θα τα παρατηρήσετε πρώτα και θα τα απαντήσετε. Εάν δεν το κάνετε αμέσως, τότε σημαντικές επιστολές θα χαθούν μεταξύ άλλων και θα αφήσετε το άτομο κάτω ή δεν θα έχει χρόνο να κάνει κάτι σημαντικό.
Υπάρχουν γράμματα που δεν έχουν νόημα να αποθηκεύονται καθόλου. Εάν γνωρίζετε σίγουρα ότι η ληφθείσα επιστολή είναι σαφώς ανεπιθύμητη, διαγράψτε την αμέσως, χωρίς καν να την ανοίξετε. Διαφορετικά, θα το σκοντάψετε κάθε φορά και θα χάνετε χρόνο για να ξαναδιαβάσετε τον τίτλο. Με την ένταση ενός γράμματος, θα περάσετε μερικά δευτερόλεπτα, αλλά όταν υπάρχουν πολλά από αυτά, η σπατάλη χρόνου αποδεικνύεται αρκετά απτή.
