Το μητρώο εξερχόμενων επιστολών είναι υποχρεωτικό έγγραφο. Οι κανόνες για τη σύνταξή του καθορίζονται από την Russian Post και αντικατοπτρίζονται στη μορφή του στ.103. Αυτό το έγγραφο απαιτείται κατά την αποστολή ακόμη και μιας μικρής παρτίδας επιστολών.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε ένα προοίμιο για το έγγραφό σας. Αυτό το μέρος του μητρώου πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα, δηλαδή το όνομα της εταιρείας σας, τη νομική του μορφή σε συντομευμένη μορφή, το επώνυμο, το όνομα και το όνομα του επικεφαλής της εταιρείας στην οποία εργάζεστε. Επίσης, υποδείξτε την ημερομηνία σύνταξης του εγγράφου.
Βήμα 2
Προχωρήστε στη συμπλήρωση του κύριου μέρους του εγγράφου, το οποίο αποτελείται από έναν πίνακα. Η ενότητα πίνακα θα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες στήλες: εγγραφή σειριακού αριθμού, σε ποιον, ταχυδρομικός κώδικας, επιστολή / ειδοποίηση, σήμα αλληλογραφίας. Η πρώτη στήλη είναι απλή στη συμπλήρωση: απλώς σημειώστε την αρίθμηση από άκρο σε άκρο όλων των εγγραφών στον πίνακα. Ο τελευταίος αριθμός πρέπει να ταιριάζει με τον αριθμό των email που στέλνετε. Στη δεύτερη στήλη, θα γράψετε τα δεδομένα των παραληπτών της επιχείρησής σας: τα ονόματα των νομικών οντοτήτων ή τα επώνυμα, τα ονόματα και την πατρονομική ιδιότητα των ατόμων. Φροντίστε να συμπληρώσετε την τρίτη στήλη. Για να το κάνετε αυτό, μάθετε πρώτα όχι μόνο τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο πρέπει να σταλεί η αλληλογραφία, αλλά και τον ταχυδρομικό του κώδικα. Χωρίς να διευκρινίσει το ευρετήριο, το ταχυδρομείο έχει το δικαίωμα να μην αποδεχτεί την επιστολή. Στην επόμενη στήλη, υποδείξτε τον τύπο αλληλογραφίας που θέλετε να στείλετε. Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε την τελευταία στήλη. Αυτό πρέπει να ελεγχθεί από τον υπάλληλο ταχυδρομείου που δέχεται επιστολές από εσάς.
Βήμα 3
Ελέγξτε την ορθότητα του μητρώου και παραδώστε τον στον ταχυδρομικό υπάλληλο. Τώρα πρέπει να ελέγξει την ορθότητα των δεδομένων που έχουν εισαχθεί στο έγγραφο και να κάνει τα κατάλληλα σημάδια. Εκτός από το μητρώο σας, πάρτε έγγραφα που ετοιμάστηκαν από το ταχυδρομείο σύμφωνα με τα εσωτερικά ταχυδρομικά πρότυπα. Αυτό το έγγραφο δεν θα είναι περιττό για την προσωπική σας καταγραφή της κίνησης αλληλογραφίας. Επισυνάψτε την απόδειξη στο μητρώο και υποβάλετέ την σε ειδικό φάκελο στον οποίο καταμετρώνται τα εξερχόμενα γράμματα.
