Ένα σημαντικό μέρος της σουίτας λογισμικού από τη Microsoft είναι η εφαρμογή Outlook σε διαφορετικές εκδόσεις. Για πολλά γραφεία, αυτό είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για τη ροή εγγράφων και την οργάνωση της εργασίας. Πολύ συχνά καθίσταται απαραίτητο να στέλνετε email στην ίδια ομάδα παραληπτών. Εάν προσθέσετε παραλήπτες έναν κάθε φορά, χρειάζεται πολύς χρόνος. Επομένως, αξίζει να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας στο Outlook.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε το Outlook. Κάντε διπλό κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στο εικονίδιο της εφαρμογής στην επιφάνεια εργασίας ή κάντε κλικ στο κουμπί "Έναρξη" και επιλέξτε το επιθυμητό στοιχείο από το μενού "Όλα τα προγράμματα". Μετά τη λήψη της εφαρμογής, επιλέξτε το μενού "Αρχείο" και βρείτε τη γραμμή "Νέα". Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτήν την ετικέτα, θα εμφανιστούν δευτερεύοντα στοιχεία δράσης. Βρείτε το στοιχείο "Λίστα αλληλογραφίας" και κάντε κλικ σε αυτό με το αριστερό κουμπί του ποντικιού. Θα ανοίξει ένα παράθυρο για τη δημιουργία και την επεξεργασία μιας νέας λίστας παραληπτών αλληλογραφίας.
Βήμα 2
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη λίστα στο πεδίο Όνομα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές διαφορετικές ομάδες παραληπτών για διαφορετικές εργασίες και, στη συνέχεια, να αλλάξετε γρήγορα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, Πελάτες, Υπάλληλοι, Φίλοι και ούτω καθεξής.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο κουμπί που λέει "Επιλογή μελών" για να προσθέσετε παραλήπτες από το βιβλίο διευθύνσεών σας. Βρείτε το άτομο που θέλετε στη λίστα και κάντε κλικ στο OK. Το παράθυρο επιλογής παραλήπτη θα κλείσει και ο παραλήπτης θα εμφανιστεί στη λίστα διανομής, επαναλάβετε έως ότου εισαγάγετε όλες τις απαιτούμενες διευθύνσεις. Αυτή η μέθοδος ταιριάζει αν έχετε ήδη εισαγάγει τα ονόματα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκείνων στους οποίους θέλετε να στείλετε αλληλογραφία στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Εάν πρόκειται για νέο όνομα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική μέθοδο για την είσοδο σε προορισμούς.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στην επιγραφή "Προσθήκη". Θα ανοίξει ένα μικρό παράθυρο στο οποίο θα δείτε τα πεδία "Σύντομο όνομα" και "Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Αντιγράψτε και επικολλήστε το όνομα και τη διεύθυνση εάν έχετε ένα email από αυτό το άτομο ή πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα και διεύθυνση με μη αυτόματο τρόπο. Κάντε κλικ στο OK (θα ενεργοποιηθεί μόνο μετά την εισαγωγή της διεύθυνσης email σας). Το παράθυρο διαλόγου κλείνει και μια νέα γραμμή εμφανίζεται στη λίστα παραληπτών. Επαναλάβετε αυτήν την ενέργεια όσες φορές χρειάζεται για να προσθέσετε όλους τους συνδρομητές στη διανομή.
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο" στην επάνω γραμμή του παραθύρου και επιλέξτε το στοιχείο "Αποθήκευση". Κάντε αριστερό κλικ σε αυτό και μετά από λίγα δευτερόλεπτα θα δημιουργηθεί η λίστα αλληλογραφίας του Outlook.
