Οι άνθρωποι συνηθίζουν να στέλνουν email γρήγορα. Το βράδυ, μπορείτε να ανταλλάξετε δώδεκα ή περισσότερα μηνύματα και η αλληλογραφία με φίλους και συγγενείς μοιάζει πολύ συχνά με προφορικό διάλογο. Ωστόσο, κατά τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών, πρέπει να ακολουθείτε τους κανόνες δεοντολογίας και είναι περίπου οι ίδιοι για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το κανονικό ταχυδρομείο.
Είναι απαραίτητο
- - έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Διαδίκτυο ·
- - τηλεφωνικό κατάλογο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δηλώστε τον σκοπό του μηνύματός σας. Δεν είναι απαραίτητο να το γράψετε, αλλά πρέπει να καταλάβετε με σαφήνεια εάν θέλετε να επιτύχετε μια νέα σύμβαση, να αποκτήσετε νέους πελάτες, να προσλάβετε έναν νέο υπάλληλο, να κάνετε μια αξίωση ή απλά να συγχαρώ τους συνεργάτες για τις διακοπές.
Βήμα 2
Σκεφτείτε ποιος ακριβώς πρέπει να λάβει την επιστολή σας. Το σχήμα του εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από αυτό. Ίσως δεν χρειάζεται να γράψετε τίποτα καθόλου, αλλά θα αρκεί να τηλεφωνείτε μέσω τηλεφώνου, να συζητάτε την κατάσταση σε ένα εξειδικευμένο φόρουμ ή να επιλύετε το ζήτημα αυτοπροσώπως.
Βήμα 3
Επιλέξτε τον τύπο του γράμματος. Για τον καταναλωτή, αυτή μπορεί να είναι μια προσφορά προϊόντος ή υπηρεσίας, άλλες πληροφορίες διαφημιστικού χαρακτήρα. Μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια έρευνα. Οι τράπεζες συχνά υπενθυμίζουν στους πελάτες χρέη ή νέους όρους δανεισμού. Μπορείτε να στείλετε πληροφορίες σχετικά με τις κενές θέσεις εργασίας και μια ειδοποίηση για εργασία στο άτομο που θέλετε να δείτε στην ομάδα σας. Ορισμένα μηνύματα πρέπει να λαμβάνονται γραπτώς από τους υπαλλήλους της εταιρείας. Αυτές είναι πειθαρχικές πληροφορίες και προειδοποίηση μείωσης. Οι συνεργάτες λαμβάνουν συνήθως νέες προτάσεις, παράπονα και συγγνώμες.
Βήμα 4
Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να περιέχει ορισμένες λεπτομέρειες, επομένως είναι καλύτερα να αναπτύξετε φόρμες αμέσως. Η συμπληρωμένη φόρμα μπορεί να σταλεί μέσω e-mail ως συνημμένο ή να εκτυπωθεί και να σταλεί με κανονικό ταχυδρομείο με κανονικό ή πιστοποιημένο ταχυδρομείο. Στην κορυφή πρέπει να είναι το όνομα της εταιρείας σας, ή ακόμα καλύτερα - το λογότυπο. Λίγο πιο κάτω είναι η ημερομηνία και ο αριθμός και, εάν είναι απαραίτητο, τότε συνδέονται με πόρους δικτύου (για παράδειγμα, εάν οι όροι της σύμβασης ή της τεκμηρίωσης του διαγωνισμού δημοσιεύονται στον επίσημο ιστότοπο). Καλύτερα να διατηρήσετε τη στήλη για το θέμα της επιστολής. Κάντε το τολμηρό. Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη σας να πλοηγηθεί γρήγορα στα έγγραφα που του αποστέλλονται για υπογραφή κάθε μέρα.
Βήμα 5
Καθορίστε το επώνυμο, το όνομα, την πατρονική και τη θέση του ατόμου στο οποίο προορίζεται το γράμμα. Πολλές εταιρείες έχουν τους δικούς τους ιστότοπους ή τουλάχιστον αρχικές σελίδες στο Διαδίκτυο. Υπάρχουν πιθανώς επαφές εκεί. Μπορείτε να καλέσετε τον γραμματέα και να μάθετε ποιος από τους υπαλλήλους εμπλέκεται σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Η εταιρεία μπορεί να έχει ονόματα και ακόμη και υπαλλήλους που έχουν το ίδιο επώνυμο και τα αρχικά.
Βήμα 6
Ξεκινήστε την επιστολή σας με μια προσωπική διεύθυνση με όνομα και πατρώνυμο. Θα ήταν σκόπιμο να προσθέσετε τη λέξη "σεβαστή" σε αυτήν, ακόμη και αν γράφετε επιστολή πειθαρχικής δράσης. Στο εισαγωγικό μέρος, υπενθυμίστε στον παραλήπτη την προηγούμενη επαφή, ακόμα κι αν ήταν πριν από πολύ καιρό. Είναι πιθανό αυτός ο εργαζόμενος να αντιμετωπίζει πολλά προβλήματα. Είναι απαραίτητο να του δοθεί η ευκαιρία να προσανατολιστεί και ταυτόχρονα να δείξει ότι εκτιμάς τον χρόνο του. Αυτό μπορεί να είναι ένας σύνδεσμος προς μια σύμβαση που έχει υπογραφεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ένα μήνυμα ότι ένα βιογραφικό σημείωμα που δημοσιεύτηκε στον ιστότοπο έχει ελεγχθεί από τη διεύθυνση. Εάν γράφετε μια απάντηση, υποδείξτε ποια ενέργεια έχει κάνει ο ερωτώμενος σας.
